Bases de datos: ¿Qué son y para qué sirven?

A menudo trabajamos con bases de datos. Muchas veces ni siquiera nos damos cuenta de que lo estamos haciendo. Es muy importante contar con bases de datos coherente, completas, sin redundancias y normalizadas.

Muy básicamente, una base de datos es un conjunto de datos ordenados por algún criterio y que luego utilizaremos con determinado fin. Un ejemplo de una base de datos simple es un listado de clientes actuales o potenciales y su información relacionada:

  • Nombre.
  • Apellido.
  • Domicilio.
  • Localidad.
  • Teléfono.
  • E-mail.
  • Fecha de nacimiento.

Otro ejemplo: base de comercios de determinada zona y actividad y los datos de cada uno:

  • Nombre del comercio.
  • Rubro.
  • Domicilio.
  • Teléfono.
  • Nombre del contacto.
  • E-mail.

Hoy en día se pueden realizar bases con cualquier tipo de datos (texto, números, fotos, coordenadas, etc.) y sobre el tema que se necesite (reclamos recibidos, potenciales clientes, productos ofrecidos por la competencia, establecimientos educativos, etc.). Todo dependerá de su necesidad y objetivo.

¿Qué utilidad tienen para su empresa, estudio o negocio?

Para comprender su utilidad veremos un ejemplo: una Pyme que realiza ventas mayoristas comienza a comercializar un novedoso producto del rubro ferretería. Dicho producto no se encuentra actualmente en el mercado, por lo que puede ofrecerlo a sus clientes actuales y potenciales que vendan artículos de ferretería.

Se presenta entonces, una excelente oportunidad para ampliar la actual cartera de clientes. Con este nuevo producto puede comenzar a vender en comercios que hasta el momento no lo hace para luego ofrecer todo su catálogo de productos. Es una oportunidad importante y para aprovecharla debe llegar a la mayor cantidad posible de interesados en adquirirlo.

Existen dos estrategias para realizar el ofrecimiento del nuevo producto:

De manera tradicional (la que usaban nuestros padres o abuelos): recorrer el barrio, ingresar a cada ferretería que encuentre, solicitar hablar con el encargado y ofrecer el producto. Suponiendo claro que encuentre ferreterías en su camino y que en ese preciso momento se encuentre el encargado y pueda hablar con él; de lo contrario, podrá hablar con un vendedor y llevarse un número telefónico para hablar con el encargado en el día y horario indicado.

Este método tiene algunos inconvenientes y aunque seguro que usted los conoce, enumeraré algunos de ellos:

  • Tiempo de traslado: el tiempo que el vendedor utiliza en ir de negocio a negocio es directamente proporcional al que pierde para hacer otras tareas.
  • Costo de traslado: cualquiera sea el método que utilice para trasladarse, deberá asumir un costo.
  • Cantidad de prospectos: aunque el vendedor sea muy organizado y haya definido una hoja de ruta diaria, semanal o mensual existe una alta probabilidad de obviar algún negocio de la zona.
  • Pérdida de tiempo: en caso de no encontrar una persona encargada y aunque obtenga un número de contacto, el tiempo utilizado es alto y difícilmente recuperable.

El otro método posible y mucho más productivo es generar una campaña de ventas que consistiría en:

  • Crear un base de datos utilizando distintas fuentes de datos (búsqueda web, páginas amarillas, observación directa, etc.).
  • Realizar llamados a cada uno de esos potenciales clientes (uno o varios llamados según sea necesario).
  • Concertar una entrevista o directamente presentar el producto.
  • Cerrar la venta.

Lo detallado es sólo un ejemplo, las campañas pueden utilizarse -como lo mencioné en párrafos anteriores- para fidelizar clientes, realizar encuestas, investigar determinado mercado, etc.

La primera condición que debe cumplirse para realizar una buena campaña es contar con una base de datos completa, sin redundancias (duplicados) y con datos fiables. Puede contar con mi ayuda para tener buenas bases de datos, pues, he realizado varias para distintos clientes y mercados. El proceso que utilizo consta de:

  • Búsqueda de fuentes fiables.
  • Búsqueda de información accesoria.
  • Eliminación de duplicados.
  • Comprobación de datos obtenidos.
  • Normalización de la base de datos.

No deje de consultarme sobre la mejor forma de generar las campañas necesarias para su negocio.

¡Seguramente puedo ayudarlo!

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